Zo hervind je je concentratie in het open kantoorlandschap

Je zit tot over je oren in een taak die je uiterste concentratie vergt. En eindelijk begint er een beetje vaart in te komen.

Dan gaat de telefoon van je collega en ze begint te ruzieën met haar man. Je probeert niet te luisteren, maar uiteindelijk krijg je het hele gesprek mee.

Klinkt dit bekend?

We worden allemaal afgeleid tijdens het werk – wanneer een collega zijn weekend deelt met de hele ruimte, of als mobiele telefoons vibreren elke keer als er een bericht wordt ontvangen.

Geluid en concentratieproblemen

De huidige open kantoreninrichting heeft een keerzijde. Niet minder dan een op de twee werknemers stoort zich aan het geluidsniveau op kantoor. Dit toont nieuw onderzoek van het Deense Nationaal Onderzoekscentrum voor Arbeidsmilieu aan. Daarnaast vindt 60% van de mensen het moeilijk om zich te concentreren in een open kantoorruimte.

Volgens Jan Pejtersen, senior onderzoeker bij het Nationaal Onderzoekscentrum voor Arbeidsmilieu zijn er meerdere geluidsbronnen in een open kantoor.

”Mensen klagen voornamelijk over geluid en een gebrek aan privacy. Het zijn vooral andermans gesprekken en telefoons die als storend worden ervaring,” stelt Pejtersen.

Een nieuw onderzoek waaraan 2300 kantoormedewerkers uit 22 kantoren aan meededen toont dat werknemers in open kantoorruimten meer kans hebben om zowel concentratieproblemen te ondervinden, als problemen met het klimaat en het geluidsniveau.

En hoe groter het kantoor, hoe groter de problemen.

White Noise als oplossing

Topdanmark, een bedrijf dat sinds 1974 gevestigd is in een van de grootste open kantoren van Scandinavië, is een uitzondering op deze statistiek.

Naast diverse geluidsreducerende maatregelen, maakt Topdanmark in haar kantoor gebruik van het White Noise concept. “Het wordt ook wel ‘colored noise’ genoemd, en paradoxaal genoeg gebruikt men geluid om het geluidsniveau te controleren. We hebben nu 500 speakers in het plafond geïnstalleerd die een geluid produceren wat we alleen maar kunnen omschrijven als een ‘modderig gezoem’,” zegt Martin Arildslund, Manager bij Topdanmark.

Hij licht toe dat de ‘White Noise’ het geluidsniveau zelf niet omlaag brengt maar dat het ervoor zorgt dat je je collega’s moeilijker kunt verstaan. Hierdoor luistere je minder naar de gesprekken om je heen, waardoor je beter in je concentratie blijft.

“Het betekent niet dat we nooit geluidsoverlast ervaren, maar onze medewerkers voelen zich prettig op kantoor. Daarnaast is het oorlog als onze White Noise technologie het even niet doet. Het is een goede indicator dat het werkt.”

“Onze bezoekers zijn meestal ook heel enthousiast wanneer ze zien dat het werkt en ervaren hoe prettig het is,” voegt Martin Arildslund toe.

Akoestiek, stilte en gedrag

Het implementeren van White Noise in een vol kantoor heeft volgens Manager Arildslund duidelijke voordelen, maar het kan ook het tegenovergestelde effect hebben, of zelfs geluidsoverlast veroorzaken, wanneer het aantal werknemers gering is.

“Als je slechts met een aantal mensen in een open kantoor zit en er doorgaans stil gewerkt wordt, zal White Noise eerder storend dan prettig worden ervaren.” Het is dan ook belangrijk dat je White Noise ziet als ‘akoestiek’ en niet als ‘stilte’. Als werknemers verwachten dat het kantoor compleet stil zal worden, zullen ze teleurgesteld zijn,” bendarukt Martin Arildslund.

In aanvulling op het White Noise concept zijn er een aantal andere oplossingen om geluidsoverlast mee aan te pakken.

6 tips:

•          Plaats mensen die veel samenwerken zo veel mogelijk bij elkaar.
•           Koop geluidsreducerende koptelefoons (bv Bose) voor mensen die zich moeten concentreren.
•          Zorg voor ruimtes waar werknemers voor een langere periode geconcentreerd kunnen werken (bv een stilteruimte of een vergaderruimte).
•           Zorg ook voor loungeruimtes waar werknemers kunnen praten en overleggen zonder anderen te storen.
•           Overweeg akoestische panelen voor plafonds, wanden en eventueel op individuele werkstations.
•          Zorg voor een aantal duidelijke gemeenschappelijke regels waar iedereen zich aan houdt, en waar je ook anderen aan kunt houden. Denk bijvoorbeeld aan telefoons op stil voor zo min mogelijk afleiding.